Detta nedan är den återrapportering som gjordes vid FFS styrelsemöte den 6/9 avseende den pågående utvecklingen av föreningens digitala informationskanaler. På slutet återfinns även de beslut som FFS styrelse fattade om det fortsatta arbetet. Beslutet innebär fortsatt utvecklingsarbete, men att också utveckla ett förslag till strategi för innehållet i de olika digitala infokanalerna samt en organisation för att kunna upprätthålla en rimlig kvalite på innehåll och aktualitet.
Bengt Andersson & Jakob Uddeholt, FFS Stockholm-Mälardeln - arbetsutskott för utveckling av föreningens digitala informationskanaler
Uppdrag
FFS styrelse beslutade vid sitt styrelsemöte den 31/5 2011 att
- lokalavdelningen Stockholm - Mälardalen utvecklar sin idé med elektroniskt nyhetsbrev till lokalavdelningens medlemmar samt utveckla och testa en Facebooksida
- återkomma till styrelsen med resultatet av utvecklingsarbetet samt bedömd kostnad för beslut om eventuellt igångsättande
Återrapportering
Frågorna om en föreningens informationskanaler för att nå ut med information till sina medlemmar är av yttersta vikt och har under årens lopp diskuterats vid flera tillfällen inom FFS. Föreningens viktigaste informationskanal är tidskriften PLAN.
Föreningen har också sedan ett antal år tillbaka följande digitala informationskanaler:
Föreningens webbplats www.planering.org
Föreningens blogg http://planeringsbloggen.wordpress.com/
Föreningens youtubekanal http://www.youtube.com/user/planeringskanalen/
Föreningens digitala informationskanalers innehåll, aktualitet och kvalité har under flera år inte levt upp till många medlemmars önskemål, vilket bla framgår av den enkät som genomfördes bland FFS medlemmar förra året. En av anledningarna till att föreningens digitala informationskanaler inte utvecklats på ett tillfredställande sätt är att de personella resurserna som avsatts varit små.
Det är viktigt att föreningens arbete med att utveckla informationskanaler hålls samman. Organisationsfrågan är viktig att tydliggöra. Oavsett vilka digitala informationskanaler som föreningen vill utveckla är ett samarbete med tidskriften Plans redaktion nödvändig. Plans redaktion har informerats om att detta arbete påbörjats och har också bidragit med material och synpunkter.
Det är också viktigt att i en ideell verksamhet prioritera vilka informationskanaler som används och se till att dessa har både relevans och aktualitet samt skapar medlemsnytta. Trots detta har vi i lokalavdelningen velat utveckla ytterligare två digitala informationskanalerna, dels en facebooksida och dels ett digitalt nyhetsbrev. Vi skulle då nämligen, enligt vår mening, få en tydligare struktur på de digitala informationskanalerna enligt följande förslag:
- Föreningens webbplats, föreningens centrala stomme i sin digitala informationsspridning, med material både för FFS medlemmar och icke medlemmar
- Layoutat elektroniskt nyhetsbrev enbart för FFS medlemmar
- Facebooksida, föreningens huvudsakliga sociala medium för nyheter, inbjudningar till arrangemang, möjlighet att kommentera/diskutera mm. Öppet även för potentiella medlemmar.
Vi vill dock av även bibehålla både den blogg och den youtubekanal som finns. Dessa digitala informationskanaler är det ibland lättare att publicera visst material på, så av praktiska skäl bör de bibehållas men informationsspridningen bör huvudsakligen ske utifrån de tre informationskanaler som ovan beskrivits. Ambitionen bör också vara att få igång en trafik mellan de tre prioriterade informationskanaler genom att länka sinsemellan.
Vi har informerat andra lokalavdelningar inom FFS om att vi påbörjat detta utvecklingsarbete med en facebooksida och ett eventuellt elektroniskt nyhetsbrev. Vi har då nåtts av åsikten att det också är viktigt att prioritera arbetet med föreningens webbsida. Även vi i lokalavdelningen Stockholm-Mälardalen instämmer i detta, liksom många av de medlemmar som svarade på FFS enkät förra året. Det handlar både om webbsidans innehåll/layout/form samt att möjliggöra för fler personer att kunna lägga upp information på webbsidan dvs organisation. I dagsläget finns en ansvarig webbredaktör.
Återrapportering från arbete med facebooksida ”Föreningen för samhällsplanering”
Utifrån det som ovan beskrivits har en facebooksida för ”Föreningen för samhällsplanering” skapats. Detta är kostnadsfritt. I arbetet har det skrivits fram ett förslag på inriktning:
- Facebooksidan ska vara gemensam för hela FFS verksamhet
- Facebooksidan syftar till flera saker, dels ökad medlemsnytta dels väcka intresse för intresserade personer att bli medlemmar i FFS
- Facebooksidan ska fungera som en vägvisare till FFS egna aktiviteter och nyheter
- Facebooksidan ska också vara en vägvisare till, utifrån föreningens syfte och inriktning, annat intressant och relevant webbaserat material eftersom att vi själva inte kommer orka producera tillräckligt mycket eget material
- Facebooksidan ska vara öppen för inlägg, kommentarer, diskussioner
Utifrån denna inriktning har facebooksidan börjat nyttjas. Ett 20 tal olika typer av nyheter har publicerats. Utan någon större informationsinsats har facebooksidan fått knappt 100 medlemmar. Informationen sprids succesivt genom de nätverkande medlemmarna.
Bedömningen är att arbetet med facebooksidan inte kommer innebära några ytterligare kostnader för föreningen. Däremot så bedrivs facebooksidan genom ett fåtal personer och är därmed sårbar. Det bör byggas en starkare organisation av personer som tillsammans kan hjälpas åt i arbetet med publicering.
Återrapportering från arbete med digitalt nyhetsbrev ”Föreningen för samhällsplanering”
Arbetet med att utveckla ett förslag till digitalt nyhetsbrev för FFS har påbörjats men är inte klart. Det finns olika typer av webbaserade tjänster för att utveckla digitala nyhetsbrev. En del av dessa är kostnadsfria, men finansieras av ibland störande reklam. Vi rekommenderar därför ett reklamfritt epostbrev. Prisuppgiften för ett sådant epostbrev för FFS ligger ungefär på 3500 kr i startavgift samt en månadskostnad på 650 kr/månad för fyra utskick/månad. Med fyra utskick per månad täcker man in både behovet av att skicka ut centrala nyhetsbrev och riktade lokala nyhetsbrev. Kostnaden för ett utskick per månad, dvs enbart ett nationellt epostbrev, är 300 kr/månad.
Det är viktigt att i det fortsätta arbetet hitta en bra gränsdragning innehållsmässigt mellan Plan och ett elektroniskt nyhetsbrev. Det är därför även här viktigt att se på organisationen.
Beslut
FFS styresle är mycket positiva till det arbete som bedrivs med att utveckla föreningens digitala informationskanaler. Det är en viktig del i arbetet med att synliggöra föreningen.
- Att lokalavdelningen Stockholm-Mälardalen utifrån diskussionen den 6/9 fortsätter sitt utvecklingsarbete med en facebooksida och ett digitalt nyhetsbrev och även fortsättningsvis återkopplar till styrelsen om det fortskridande arbetet
- Att lokalavdelningen Stockholm-Mälardalen uppdrag utökas genom att skriva fram ett förslag till strategi för prioritering av och samspel mellan föreningens digitala informationskanaler
- Att lokalavdelningen Stockholm-Mälardalen uppdrag utökas till att också ta fram ett förslag kring hur en organisation kan byggas upp för att hålla föreningens digitala informationskanaler innehåll, aktualitet och kvalité på en rimlig nivå.
